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Les outils collaboratifs, cette nouvelle façon de travailler

Outils collaboratifs

Véritable levier de croissance, le travail collaboratif prend de plus en plus d’ampleur dans le quotidien professionnel, et les outils collaboratifs sont là pour le favoriser. Ces outils ont connu un bond depuis la crise du Covid en 2020. En effet, le télétravail est devenu de plus en plus fréquent, qu’il soit partiel ou total. Les entreprises ont dû s’adapter et utiliser des plateformes qui permettent à tous leurs collaborateurs de travailler dans les meilleures conditions.

Les outils collaboratifs permettent le partage de fichiers en interne comme en externe. Ils simplifient la communication entre les salariés et les services clients. Ils visent à fédérer plusieurs collaborateurs autour de projets communs. Les employés éloignés et dispersés sur plusieurs sites peuvent également travailler à distance, sans avoir à se rencontrer physiquement. L’entraide, l’écoute et la communication sont les maitres mots du travail collaboratif. Et c’est ce qui va encourager l’usage d’un (ou plusieurs) outils collaboratifs en entreprise. La visioconférence est d’ailleurs un outil utilisé dans les grandes entreprises pour limiter les déplacements. Les outils collaboratifs permettent de travailler ensemble plus efficacement et de renforcer l’esprit d’équipe. Encore faut-il disposer d’outils performants !

Quels sont les points forts ?

  • Le partage facilité de l’information

Grace aux outils collaboratifs, il est possible de partager son écran lors de réunions. Le collaborateur peut ainsi échanger, en toute simplicité, sur son projet, Passer la main à son collègue … Plus besoin de se déplacer aux réunions ou démos. Grâce à ces nouveaux outils, tout peut se faire à distance !

Afin d’éviter de perdre, de supprimer des documents ou de pouvoir accéder à des fichiers, des plateformes d’outils collaboratifs sont de plus en plus utilisées. Elles permettent de stocker, de partager et de modifier des informations en temps réel. Ainsi, chaque collaborateur peut facilement corriger ou ajouter ses remarques sur un document utilisé par d’autres.

  • Une meilleure communication

Grace à la visioconférence, vous participez de n’importe où et sur n’importe quel appareil à votre réunion. Les fonctionnalités différenciantes entre les outils collaboratifs sont notamment le nombre de participants autorisés, l’enregistrement et la durée maximale de la réunion en ligne.

  • Un partage des agendas entre salariés

Vous accédez très facilement aux plannings de chaque collaborateur afin de planifier des rendez-vous et de gérer leurs disponibilités.

  • Une communication rapide via des messageries instantanées

Vous discutez à tout moment avec vos collaborateurs. Grace aux outils collaboratifs, vous avez facilement un aperçu sur tous les agents, les collègues disponibles, ceux absents et ceux occupés.

  • Une augmentation de la productivité

Les outils collaboratifs sont un excellent moyen de développer la productivité dans l’entreprise. Ils facilitent les bonnes pratiques en accélérant le partage de l’information ou en diffusant les meilleures solutions. Ces outils simplifient l’accès à l’information.

  • Une prise de décision plus rapide

Grace à l’interaction avec tous les salariés, la prise de décision est plus rapide. Les collaborateurs ayant accès à toutes les informations en temps réel, les projets peuvent aboutir dans de meilleurs délais.

  • Une augmentation de la flexibilité et de la mobilité

La collaboration en entreprise est aujourd’hui devenue un réel enjeu et le travail en équipe tient une place primordiale dans de nombreuses organisations. De plus, les professionnels d’aujourd’hui souhaitent pouvoir travailler d’où ils se trouvent. Non plus seulement du bureau mais aussi de chez eux, dans le train ou ailleurs. La mobilité est devenue le nouveau mode de fonctionnement des entreprises et le télétravail pourrait continuer à progresser.

Akio TWS

AKIO propose des outils qui facilitent le travail collaboratif. La plateforme Akio TWS permet de communiquer de n’importe où et sur n’importe quels médias tels que le téléphone, la visioconférence, la messagerie instantanée, le mail… Cette plateforme permet d’indiquer la présence des agents en temps réel, de créer des groupes de contacts afin de communiquer à plusieurs sur un dossier complexe. Elle constitue un complément indispensable au traitement des demandes du service client.

Akio TWS se configure très simplement avec un hébergement dans le cloud et se connecte à tous les annuaires, dossiers contacts et base de données métiers.

En savoir plus >

Quelles sont les principales fonctionnalités d’Akio TWS ?

Akio TWS permet à chacun de disposer facilement d’un softphone SIP. Cela permet d’appeler un correspondant depuis son PC grâce à une connexion internet.

Les principales fonctionnalités de cette plateforme sont :

  • La gestion de la présence

Vous pouvez, à tout moment, visualiser si vos collègues sont disponibles, occupés ou absents. Vous avez également la possibilité de consulter leur agenda grâce à la synchronisation (Office 365, G-suite…).

  • Une communication unifiée

L’unification des appels, de la visioconférence, des SMS et de l’email entre autres, permet aux utilisateurs de partager et d’accéder aux données, et de collaborer en temps réel. Que ce soit pour une grande entreprise ou une PME, une solution adéquate de communication unifiée permet d’optimiser les processus de l’entreprise, d’améliorer la collaboration, de booster la productivité, de faciliter la mobilité et d’améliorer l’expérience utilisateur.

  • La Visio-conférence

Véritable révolution dans le monde de la collaboration, il s’agit d’un système grâce auquel vous pouvez communiquer librement et facilement via l’audio et la vidéo, pour que vous ayez le sentiment d’être dans la même pièce que vos interlocuteurs, ceci même si vous travaillez chacun aux quatre coins du monde.

  • Le pilotage téléphonique

Vous pouvez, en un clic, utiliser toutes les fonctions téléphoniques telles que la mise en attente, le transfert d’appels, la conférence à plusieurs…

  • Le Softphone IP sur PC et smartphone

Ce type de logiciel permet de gérer simplement les appels, de téléphoner depuis un PC et de digitaliser le standard téléphonique de l’entreprise. Même si un softphone est une application web, il est possible de lui affilier un véritable numéro de téléphone, afin d’être joignable depuis un autre téléphone. De plus, il est également possible de conserver son numéro en passant d’un téléphone fixe à une solution d’appels dans le cloud.

  • La numérotation automatique

Avec Akio TWS, vous pouvez souligner un numéro de téléphone dans une page web et lancer automatiquement l’appel par simple clic.

  • L’identification des appelants

Si le n° de l’appelant est répertorié dans un annuaire connecté, les informations d’identification s’affichent et vous pouvez ouvrir sa fiche dans votre CRM…

Découvrez ici toutes les fonctionnalités de la plateforme Akio TWS !

Conclusion

Si l’entreprise dispose d’importants besoins de communication, mieux vaut se tourner vers une solution omnicanale. Ceci permet d’éviter l’utilisation de nombreux outils qui ne communiquent pas entre eux.

Quelques règles sont néanmoins à respecter avant le déploiement d’un tel outil. La première est d’impliquer les collaborateurs dans le choix du logiciel ou de l’application. Futurs utilisateurs, ce sont eux qui sont les plus à même de déterminer l’outil qui convient le mieux pour l’exercice de leur métier. Demander l’avis aux premiers concernés permet aussi de préparer la transition : il est plus difficile de mettre en œuvre un nouvel outil de façon arbitraire que d’en parler en amont avec l’équipe. Au cours de cette période de réflexion, quelques collaborateurs peuvent se porter volontaires pour tester l’outil et partager leur retour d’expérience.

N’hésitez pas à prendre contact avec l’équipe d’AKIO pour toute question ou demande de démo !

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